Aplikasi E-Letter Program Studi Teknik Informatika UNIMA Menggunakan Metode Prototype

Abstract

Penelitian ini bertujuan mengembangkan aplikasi e-letter untuk Program Studi Teknik Informatika Universitas Negeri Manado (UNIMA) menggunakan metode prototype guna mempermudah dan memperlancar proses pengajuan serta pengelolaan surat secara online. Pada sistem manual saat ini, mahasiswa menghadapi berbagai kendala seperti harus datang berkali-kali ke program studi, berkas pengajuan yang tidak lengkap, serta keterlambatan dalam proses pembuatan surat yang menyebabkan ketidakefisienan dan ketidaknyamanan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode prototype, yaitu pendekatan pengembangan secara iteratif yang melibatkan masukan berkelanjutan dari pengguna agar aplikasi yang dikembangkan dapat memenuhi kebutuhan secara optimal. Selama proses pengembangan, pengguna yang terdiri dari mahasiswa dan staf administrasi dilibatkan untuk memberikan umpan balik dan validasi pada setiap tahap iterasi. Aplikasi e-letter yang dikembangkan memiliki fitur pengajuan surat secara online, pemantauan status surat secara real-time, serta notifikasi otomatis untuk mengingatkan staf apabila ada surat yang belum diproses dalam waktu tiga hari. Hasil penelitian menunjukkan bahwa aplikasi ini mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengajuan dan pengelolaan surat, mengurangi kebutuhan kunjungan fisik, serta meminimalkan keterlambatan proses. Selain itu, sistem ini membantu staf administrasi dalam mengorganisasi dan mencari data surat dengan lebih cepat, sehingga meningkatkan kualitas pelayanan secara keseluruhan. Simpulan penelitian ini adalah aplikasi e-letter berbasis metode prototype efektif dalam mengatasi permasalahan administrasi surat di Program Studi Teknik Informatika UNIMA, memberikan kemudahan akses, kenyamanan, dan pelayanan yang lebih baik bagi mahasiswa dan staf.